Bestandsformaat klantenlijst off-line klantbeheer

Deze pagina is onderdeel van de instructies voor off-line klantbeheer. Via deze pagina kan een voorbeeld klantenlijst gegenereerd en gedownload worden. Deze voorbeeld klantlijst heeft geen vast formaat maar is gebaseerd op de instellingen in de winkel (adresgegevens, beschikbare productlijsten e.d.). Het is dus aan te raden om na een wijziging in de winkel een nieuwe voorbeeld klantlijst te downloaden, zodat precies bekend is welke gegevens ingevoerd moeten worden.

Voor instructies voor het inrichten van klantbeheer klik hier.

De opbouw van een klantlijst is hieronder aangegeven. De klantlijst bestaat uit een beperkt aantal vaste velden (verplicht of optioneel) en een onbeperkt aantal vrije velden.

Vaste velden

• number (verplicht: 1e kolom)
  Dit is de algemene klantreferentie (klantnummer, debiteurnummer). Deze waarde wordt gebruikt om mee te synchroniseren wanneer een gewijzigde klantlijst wordt ge-upload.
  • Als het nummer nog niet bestaat in de klantlijst dan wordt er een nieuwe klant aangemaakt en wordt een password gegenereerd.
  • Wanneer het nummer in de nieuwe lijst overeenkomt met een bestaand nummer dan worden de gegevens van deze klant ge-update (password blijft bewaard).
  • Als een nummer niet meer voorkomt in de gewijzigde klantlijst dan wordt de klant verwijderd. Dit veld kan in sommige situaties ook gebruikt worden om de klant mee te laten inloggen (zie volgende punt: email)
• email (2e kolom)
  Dit is het email adres van de klant. Hiermee wordt ingelogd in de winkel. Tevens worden de bestelbevestigingen naar dit adres gezonden. Wanneer het veld email niet in de 2e kolom staat, dan kan de klant inloggen met zijn klantnummer (kolom1). Wanneer het veld helemaal niet in de klantlijst voorkomt dan dient de klant zelf het emailadres in te voeren tijdens het bestellen. Dit kan gebruikt worden om d.m.v. een algemene login nieuwe klanten toegang te geven tot de winkel.
• authorization (optioneel bij klantbeheer gold en platinum: 3e kolom)
  Hiermee kan het autorisatieniveau van de klant worden aangegeven. Mogelijke waarden:
  • all (default): de klant heeft alle mogelijkheden zoals die zijn ingesteld in de editor van mijnWinkel
  • order: de klant kan alleen bestellen (als bestellen is geactiveerd in de winkel)
  • quotation: de klant kan alleen een offerte aanvragen (als offerte is geactiveerd in de winkel)
  • retrieve: de klant kan de producten alleen bekijken
• public (optioneel bij klantbeheer gold en platinum: 4e kolom)
  Met de kolom public kan een inlog account publiek toegankelijk gemaakt worden. Dit kan handig zijn wanneer een grote groep gebruikers met dezelfde inloggegevens moet werken. Zo kan een afgeschermd account bijvoorbeeld opengesteld worden voor gebruikers die zich nog niet hebben aangemeld.
  Mogelijke waarden:
  • yes: dit account kan door meer dan één gebruiker tegelijk gebruikt worden. Een publiek account heeft als beperking dat de inhoud van de winkelwagen niet bewaard wordt wanneer de klant uitlogt.
  • no (default): dit account kan uitsluitend door één gebruiker tegelijk gebruikt worden. Na uitloggen wordt de inhoud van de winkelwagen bewaard op onze server (standaard 1 week). Wanneer een tweede gebruiker inlogt terwijl er al een andere gebruiker met dezelfde gegevens ingelogd was, dan wordt de eerste gebruiker uitgelogd.
• discount (optioneel bij klantbeheer gold en platinum: 5e kolom)
  Als een klant op het gehele assortiment een vaste korting krijgt dan kan dat in de kolom 'discount' aangegeven worden. De korting wordt aangegeven in procenten en kan ook negatief zijn (opslag). De korting is van toepassing op de prijs die in de winkelwagen is aangevinkt. Let op dat deze kolom niet geformatteerd is en uitsluitend cijfers bevat (geen % tekens).
• vat (optioneel bij klantbeheer gold en platinum: 6e kolom)
  Op bestellingen van klanten buiten de EU of klanten die hun BTW zelf afdragen hoeft geen BTW ingehouden te worden. (zie ook BTW regelgeving)
  • yes (default): BTW wordt berekend (indien is ingesteld in de editor van mijnWinkel)
  • no: BTW wordt niet berekend
• password (optioneel bij klantbeheer gold en platinum: kolom 7)
  De functionaliteit is als volgt: Wanneer dit veld bij het uploaden van een nieuwe klantenlijst leeg is, wordt er een password gegenereerd door het systeem. Is er wel een waarde ingevuld, dan wordt deze waarde gebruikt als wachtwoord. Wanneer de klantenlijst wordt vernieuwd en het veld geen waarde bevat dan wordt het wachtwoord niet aangepast, heeft het veld wel een waarde dan wordt deze nieuwe waarde overgenomen en als nieuw wachtwoord gebruikt.
• productlist (optioneel bij klantbeheer platinum)
  Via deze kolom kan aangegeven worden welke productlists benaderd mogen worden door de klant. De productlists worden vermeld zonder extensie. Indien meer dan 1 productlist toegankelijk is voor de klant dan worden ze gescheiden door een ; opgenomen in deze kolom. NB: Houdt rekening met het feit dat wanneer de naam van de productlijst gewijzigd wordt, deze ook moet worden aangepast in het import bestand of online klantbeheer. De naam van een gekoppelde productlijst is hoofdletter gevoelig. Dus wanneer een productlijst wordt gewijzigd naar een bestand met alleen hoofdletters in de naamgeving, moet dit ook zo één op één worden opgenomen in de klantenlijst.
• group1 (optioneel bij klantbeheer platinum)
  Via deze kolom kan aangegeven worden welke productlist uit de groep beschikbaar is voor deze klant. De kolom bevat de naam (zonder extensie) van de productlist.
  
• group2, 3, 4 etc. (als groep1)

Vrije velden

Naast de vaste velden is er een onbeperkt aantal vrije velden te definiëren. De vrije velden komen overeen met de velden die zijn aangemaakt in de editor via het menu 'instellingen adresgegevens klant'.

Deze velden kunnen via de klantlijst vooraf gedefinieerd worden. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen de algemene velden en de velden die behoren bij het afleveradres. De laatste worden voorafgegaan door een 'd' (delivery). Bijvoorbeeld: algemene velden: 'name', 'street', 'zip', 'city' en afleveradres velden: 'dname', 'dstreet', 'dzip' en 'dcity'.

Hierbij zijn de volgende 2 situaties te onderkennen:

1. veld gedefinieerd in Excel klantbestand én in adresgegevens scherm (editor) De waarde uit het klantbestand wordt overgenomen tijdens het bestelproces. De klant hoeft deze gegevens dus niet meer zelf in te vullen. Indien het veld in de editor als 'niet wijzigbaar' is aangemerkt dan kan de klant deze gegevens ook niet zelf wijzigen. Voorbeeld: naam en adres van de klant.
2. veld uitsluitend gedefinieerd in adresgegevens scherm (editor) De klant kan de gegevens gedurende het bestelproces zelf invullen. Voorbeeld: gewenste afleverdatum.

Geavanceerd gebruik keuzelijsten, aanvinkvakjes en keuzerondjes in combinatie met de klantlijst

Wanneer in het klantgegevensscherm een keuzelijst, checkbox of invoerveld is gedefinieerd, dan kan de waarde via de klantlijst worden doorgegeven. Het is echter ook mogelijk om de aangeboden keuzemogelijkheden te sturen via de klantlijst. In de klantenlijst moeten de keuze alternatieven opgenomen worden gescheiden door een ‘;’. Is er maar één waarde dan wordt deze gebruikt als selectie in de standaardlijst. Zijn er meerdere waardes dan wordt de keuzeoptie samengesteld op basis van de gegevens uit de klantenlijst.